BaseLinker, Shopify i abonamenty — kiedy zaczynacie przepłacać

Zacznijmy od rzeczy, której nie usłyszycie od firmy, która chce wam sprzedać system na zamówienie: BaseLinker i Shopify są dla większości firm dobrym wyborem. Płacicie kilkaset złotych miesięcznie i dostajecie coś, czego samodzielne zbudowanie kosztowałoby dziesiątki tysięcy. Dopóki firma jest mała, to nie jest przepłacanie. To jest okazja.

Problem polega na tym, że nikt nie wraca do tej decyzji po trzech latach.

Gdzie ucieka pieniądz

Abonament rzadko rośnie skokowo. Rośnie po cichu, w trzech miejscach naraz.

Cennik zależny od skali. Płacicie za liczbę zamówień, produktów albo integracji. To uczciwy model — tyle że wasz koszt rośnie razem ze sprzedażą, a praca, którą system wykonuje, prawie nie. Tysiąc zamówień miesięcznie kosztuje system tyle samo pracy co sto.

Warstwa dodatków. Zaczyna się od abonamentu podstawowego. Potem dochodzi aplikacja do faktur, druga do zwrotów, trzecia do raportów, wtyczka do integracji z hurtownią. Każda po kilkadziesiąt złotych, żadna nie boli osobno. Rachunek roczny boli.

Prowizje od obrotu. Na platformach sprzedażowych to najbardziej podstępna pozycja, bo nie widać jej jako opłaty — widać ją jako niższą marżę. Procent od obrotu przy rosnącej sprzedaży potrafi przebić cały abonament.

Praca, której system nie robi. Najdroższa pozycja i jedyna, której nie ma na fakturze. Ktoś u was co miesiąc eksportuje plik, poprawia go w Excelu i wgrywa gdzie indziej, bo standardowa integracja nie obsługuje waszego przypadku. Osiem godzin miesięcznie to jest realny koszt, tylko schowany w wynagrodzeniu.

Prosty rachunek, który możecie zrobić dziś

Nie potrzebujecie do tego konsultanta. Wystarczy kartka:

1. Zsumujcie wszystkie opłaty za ostatnie 12 miesięcy — abonament, dodatki, prowizje, wtyczki.
2. Doliczcie godziny, które ktoś u was poświęca miesięcznie na obchodzenie ograniczeń systemu, razy stawka.
3. Pomnóżcie sumę przez trzy lata. To jest wasz koszt utrzymania obecnego rozwiązania.
4. Zaznaczcie funkcje, z których faktycznie korzystacie. Jeśli to jedna piąta tego, za co płacicie — reszta jest opłatą za możliwość, z której nigdy nie skorzystacie.

Jeżeli po tym rachunku wychodzi kilkanaście tysięcy złotych rocznie, a wasz proces jest w gruncie rzeczy prosty i powtarzalny — warto porozmawiać. Jeżeli wychodzi trzysta złotych miesięcznie i wszystko działa, zostawcie to w spokoju i wróćcie do tego za rok. Powiemy wam to samo na rozmowie.

Kiedy własny system naprawdę się opłaca

Nie „gdy chcecie mieć swoje". To zbyt drogie uzasadnienie. Realnie:

• Wasz proces nie mieści się w standardzie. Macie własny sposób kompletowania, wyceny albo rozliczania z partnerami i co miesiąc płacicie za obchodzenie systemu, zamiast płacić za jego używanie.
• Płacicie za skalę, nie za funkcje. Rachunek rośnie z liczbą zamówień, a od dwóch lat korzystacie dokładnie z tych samych możliwości.
• Dane są zakładnikiem. Chcecie połączyć sprzedaż z produkcją albo księgowością i za każdym razem trafiacie na ścianę, bo platforma nie wypuszcza tego, czego potrzebujecie.
• Dochodzą partnerzy i klienci B2B. Potrzebujecie panelu, w którym kontrahent widzi swoje ceny, swoje zamówienia i nic poza tym. To prawie zawsze wykracza poza standardową platformę.

Czego wam nie powiemy

Że własny system jest darmowy. Nie jest — kosztuje raz na starcie i kosztuje utrzymanie, tak jak samochód firmowy. Różnica polega na tym, że koszt przestaje rosnąć razem ze sprzedażą, a system robi dokładnie to, co robi wasza firma, zamiast tego, co przewidział ktoś projektujący produkt dla dziesięciu tysięcy klientów naraz.

Nie namawiamy też na migrację całości naraz. Najczęściej najrozsądniej jest zostawić platformę tam, gdzie działa dobrze, i dobudować obok tylko ten jeden kawałek, który co miesiąc zjada wam ludzkie godziny.

Jeśli chcecie sprawdzić, po której stronie tego rachunku jesteście — pokażcie nam swoją ostatnią fakturę za platformę i opiszcie, co robicie ręcznie. Powiemy wprost, czy warto cokolwiek zmieniać.